Description

RESPONSABLE LOGISTIQUE GENERALE BENEVOLE Dans le cadre de son développement, l'AFIVAM, organisatrice est à la recherche de son bénévole responsable logistique générale. Administrateur du festival, ses missions s'étalent tout au long de l'année. Logistique durant l'année : 1. Gestion de la logistique des événements organisés tout ai long de l'année : · Afterworks Voyages (9 à 10 par an) · Assemblée Générale · Réunions bénévoles (3/an) · Réunions de CA (14 par an) · Stands sur les salons, festivals et autres événements (3 à 4 par an parmi lesquels : le salon Natur@venture, les Natural Games, l'Antigone des associations.) Missions : · Préparer la logistique de l'événement (transport, gestion des stocks de supports de communication, etc…) · Superviser la mise en place avec l'aide des bénévoles et administrateurs · Veiller à ce que la mise en place suive les directives et décisions validées par le conseil d'administration et/ou le pôle communication. · Etre le lien entre le festival et les organisateurs d'événements sur lesquels nous sommes présents 2. Construction et entretien de mobilier / décors · Tenir un état des lieux (inventaire) du mobilier, décors et matériel disponible · Entretenir le matériel actuel (réparations, rénovation…) · Programmer et encadrer la construction de nouveaux mobiliers et/ou décors par les bénévoles du festival 3. Etre le lien avec les lycées et CFA · Trouver des lycées professionnels et CFA pouvant nous aider dans la mise en place d'actions (construction de mobilier, de décors, plantes …) · Assurer une veille permanente pour trouver de nouveaux CFA écoles partenaires · Mettre en place, en lien avec la coordination générale, des partenariats avec ces structures · Construire les cahiers des charges nécessaires aux étudiants pour la réalisation des projets · Gérer le suivi des projets jusqu'à la livraison Logistique liée au festival 1. Etre le lien avec les différents organismes liés à la mise en place logistique de l'événement (services de la ville, de la police, de la métropole) : · Procéder aux demandes d'autorisation, réservations de lieux et de salles 11 mois avant le festival · Constituer les dossiers de demande et procéder aux réservations · Constituer les dossiers liés à la commission de sécurité · Participer aux rendez-vous et réunions de travail inter services (6 par an en moyenne) · Assurer le lien avec la direction de la police municipale de Montpellier 2. Construire le plan d'implantation du festival · En lien et en accord avec les autres pôles du festival et leurs besoins · En lien avec les contraintes techniques imposées par : o La loi, o La mairies o Les prestataires · En lien avec les différents prestataires de l'événement · Création des plans de masse des différents espaces de l'événement 3. En lien avec la coordination générale et la trésorerie : · Monter le budget logistique prévisionnel du festival · Après le festival : constituer le budget réel logistique de l'événement 4. Etre le lien avec tous les prestataires de la demande de devis au débrieffing post-événement : · Locations de tentes et autres matériels · Producteur de concerts / montage de scène sonorisation · Agence de sécurité et sécurité civile Missions : · Demandes de devis · Validation des commandes après validations par le conseil d'administration · Mise en place des cahiers des charges prestataires · Mise en place des plannings · Préparer la venue des prestataires sur l'événement (planning du montage / démontage en lien avec la police municipale) 5. Construction et management de l'équipe logistique · Recrutement des bénévoles en lien avec le pôle bénévoles (pour la semaine du festival : montage du lundi au jeudi - démontage : dimanche soir et lundi) · Gestion des plannings de montage / démontage 6. Suivi post-festival : · Assurer le stockage du matériel après en avoir fait l'inventaire et le suivi des réparations · Débrieffing avec les administrateurs du festival · Débrieffing avec les parties prenantes du festival : o Mairie / métropole o Police o Prestataires o Bénévoles Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et motivations à benevoles@watmontpellier.fr